Soluzioni per la stampa, la gestione e l’archiviazione dei documenti

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Elenco Case History

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    Caso di successo: Isa Infissi
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    Caso di successo: Industrie TCM - subforniture meccaniche
    TCM opera da 35 anni nel settore della meccanica di precisione, produce e lavora, su progetto cliente, gruppi meccanici e componentistica d'ogni tipo e dimensione, con oltre 60 postazioni all’interno dei reparti produttivi. ...
  • Caso di successo:  Gatto Cucine Spa
    Caso di successo: Gatto Cucine Spa
    Negli anni 50’ Gatto Cucine è stata una delle prime aziende italiane
a realizzare la “rivoluzione” della cucina componibile. ...
  • Caso di successo: Industrie Scavolini Spa
    Caso di successo: Industrie Scavolini Spa
    Scavolini ha rinnovato l’ambiente di stampa. L’azienda è riuscita a migliorare l’efficienza dei workflow anche grazie a una soluzione personalizzata che semplifica l’acquisizione e l’archiviazione dei documenti. ...

Caso di successo: Gatto Cucine Spa

Negli anni 50’ Gatto Cucine è stata una delle prime aziende italiane
 a realizzare la “rivoluzione” della cucina componibile. Da allora Gatto, attraversando con successo decenni di trasformazioni, è diventata una firma di riferimento nell’evoluzione della cucina made in Italy, guidando i mutamenti del mercato e rispondendo alle esigenze
 di comfort e di rispetto ambientale dell’uomo contemporaneo.

Maurizio Marchetti, Responsabile  della Società, ci racconta come e perché hanno deciso di introdurre in azienda l’utilizzo di tecnologia printing evoluta e successivamente una soluzione software di archiviazione documentale.

Maurizio, come avete risolto le problematiche di stampa dal Vostro ambiente AS/400?

Circa 7 o 8 anni fa avevamo la necessità di trasformare i documenti di vendita prodotti con stampanti ad aghi in stampa laser per migliorare la qualità dei documenti stampati e velocizzarne i processi, ma per fare questo passaggio avevamo il grosso ostacolo di lavorare su piattaforma AS/400 che notoriamente era un sistema difficilmente personalizzabile in questo ambito. PIERANTONI SOLUTIONS, già nostro fornitore per i sistemi di stampa, ci ha proposto da subito una soluzione indipendente di form management (Print 2000) che ha permesso di svincolarci totalmente dal nostro sistema e di creare documenti personalizzati su stampati laser multifunzioni. Il successo è stato immediato ed i benefici sono stati tangibili sia per i documenti di vendita sia per l’innovativa stampa delle etichette di produzione che sono passate da tecnologia termica a laser con evidenti vantaggi in termini di qualità e leggibilità.

Come è cambiato l’ambiente di stampa dopo questa scelta?

Il cambiamento è stato sostanziale, abbiamo deciso di dismettere la tecnologia ad aghi per passare alla tecnologia laser che ci ha portato enormi vantaggi che posso riassumere in questi punti:
• Eliminazione delle molte tecnologie di stampa e inserimento di sistemi multifunzione BN e Colore
• Riduzione dei costi di gestione delle stampe aziendali sostituendo prestampati, prefincati chimici e moduli a lettura facilitata producendo stampe grafiche da carta bianca.
• Possibilità di modificare il ciclo di stampa passando da stampanti termiche, ad impatto ecc. a Laser e/o Multifunzione (anche colore), non modificando gli applicativi.
Il tutto inserendo immagini, bar-code, campi con diversi tipi fonts dimensione, colore ed una diversa rotazione per evidenziare o nascondere un dato. (Es. etichette di produzione)
• Oltre a produrre il documento cartaceo, ci è stato possibile creare automaticamente un documento elettronico (.pdf, .tif, .txt ecc.) usando il contenuto di specifici campi: Questo al fine di inserire il documento elettronico nell’archivio strutturato (definire la struttura di cartelle ed il nome del documento).

Maurizio, perché dopo questa importante innovazione a distanza di un po di anni, avete sentito l’esigenza di “organizzare e gestire in modo differente” la documentazione aziendale?

Nonostante le innumerevoli soluzioni informatiche, la massa di documenti trattati dai vari reparti era sempre più voluminosa, con la conseguente necessità di incrementare lo spazio fisico per l’archiviazione, che per definizione non è mai sufficiente e che comporta un notevole costo nelle economie aziendali. L’incremento dei volumi cartacei ha causato un altro problema spesso sottovalutato, e cioè il tempo necessario per rintracciare i documenti che, come ci insegna l’attività lavorativa quotidiana, complici la frenesia e la disorganizzazione, non sono sempre correttamente conservati o disponibili. Da qui l’esigenza di cercare uno strumento trasversale e di facile utilizzo, che ci avrebbe consentito la gestione e la fruibilità dei documenti con maggiore efficenza e da qualsiasi postazione. Grazie al decennale rapporto con PIERANTONISOLUTIONS, abbiamo individuato nel software Adiuto, realizzato da JM Consulting, lo strumento che ci ha aiutato a risolvere velocemente le nostre necessità. Aiutati anche dai consulenti di PIERANTONI, è stato velocemente approntato un sistema di gestione documentale, per il quale tuttavia non sono state necessarie particolari integrazioni strutturali.

Quando avete cominciato ad ottenere benefici dalla nuova organizzazione?

La comune visione del progetto, abbinato alle ottime capacità di analisi dei consulenti PIERANTONI, ha consentito di ottenere in poco tempo dei risultati straordinari, tanto che, dopo solo pochi mesi di utilizzo, il software installato è diventato uno strumento indispensabile per l’attività quotidiana. Immediatamente si è potuto digitalizzare e quindi archiviare, tutta la documentazione generata dal gestionale AS/400(ciclo attivo) e quindi, grazie all’utilizzo di codici a barre stampati su etichette adesive, si è potuto progressivamente archiviare anche tutta la documentazione in ingresso (ciclo passivo), che risulta pertanto disponibile nella sua immagine effettiva e non semplicemente come documento generico; la documentazione fiscale quindi, è stata portata in conservazione sostitutiva a fine dell’anno fiscale, consentendone l’eliminazione fisica definitiva. Si è proceduto con l’archiviazione di tutti i documenti più comunemente utilizzati (disegni, cataloghi, contratti, ecc.), riducendo sensibilmente il tempo necessario alla ricerca degli stessi. La soluzione del software documentale ha consentito inoltre, attraverso la creazione di flussi di lavoro (workflow documentale), di mettere ordine a tutte quelle pratiche manuali frequentemente gestite “ad personam”, stilando dei processi che ci hanno consentito ottenere l’uniformità e quindi a garantire la reperibilità delle informazioni per tutto il team di lavoro, al fine di avere il completo controllo sulle stesse. La nuova tecnologia, attraverso strumenti quali smartphone o tablet, permette ora di usufruire della documentazione anche in mobilità, risolvendo il problema dell’immediatezza e della competenza, consentendo di non distrarre gli utenti interni dalle loro attività, per la ricerca d’informazioni necessarie agli agenti e/o al personale esterno.

Riesci a fare un bilancio sul numero di documenti gestiti con il nuovo sistema e dei vantaggi ottenuti?

Il progetto, che come obiettivo prevedeva di ridurre al massimo la quantità di carta da generare e quindi da conservare fisicamente, allo stato attuale, dopo circa un anno e mezzo dall’esecuzione della prima analisi, gestisce un notevole numero di documenti, suddivisi per categorie (famiglie):
• Contabilità attiva e passiva (DDT e fatture emessi e ricevuti, con la relativa conservazione sostitutiva solo per il ciclo attivo)
• Offerte commerciali
• Conferme ordini clienti e fornitori e relativi disegni tecnici
• Contratti clienti e fornitori
• Documenti clienti e fornitori

In definitiva, i vantaggi che abbiamo riscontrato sono i seguenti:
• Investimento limitato, di veloce avvio e a elevato ROI.
• Utilizzo anche da parte degli utenti meno esperti, perché l’interfaccia “friendly” non necessita di particolare formazione, a differenza di un tradizionale ERP.
• Maggiore soddisfazione dei clienti, grazie alla veloce consultazione dei documenti, che comporta risposte immediate.
• Possibilità di accedere all’archivio da remoto.
• Uniformazione dei processi, attraverso workflow di controllo.

Nonostante l’iniziale naturale scetticismo, abbiamo riscontrato un progressivo utilizzo dello strumento da parte degli utenti, tanto da essere unanimemente definito dalla proprietà uno dei migliori investimenti IT mai fatto in azienda, questo ci ha dato fiducia per proseguire con il percorso intrapreso, indirizzando gli sviluppi del prodotto sulla definizione di nuove procedure e flussi di lavoro, che migliorino il grado di qualità del servizio offerto.




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