Soluzioni per la stampa, la gestione e l’archiviazione dei documenti

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Analisi di consulenza documentale

L’obiettivo principale e costante nel tempo della nostra organizzazione è quello di aiutare le aziende a conoscersi meglio mettendo a fuoco l’area della gestione dei documenti (stampe, scansioni, processi documentali) e identificando ogni singola area di miglioramento per intervenite con la maggiore efficacia possibile.

Pay per Page

Con l’obiettivo di ridurre i costi relativi alla gestione documentale e di rinnovare il parco delle periferiche di stampa presenti in azienda, il Pay per Page (PPP) è un modello di business che prevede la sostituzione del parco macchine con apparecchiature nuove e adatte alle specifiche esigenze di ogni gruppo di lavoro.

Pay per Page Green

Una prospettiva ‘green’ nella gestione documentale. Misurare l’impatto ambientale dei processi di stampa per ridurre i consumi energetici, gli sprechi di carta e le emissioni di CO2.

DMS - Document Management System

Il DMS si differenzia dal PPP perché, oltre all’ottimizzazione delle periferiche e alla riduzione dei costi relativi ai documenti su carta, consente di allargare l’area di intervento anche al documento elettronico.

Che Cosa è il Pay per Page

Avvalendosi di una consolidata metodologia d’analisi, il nostro Team, guida l’azienda nella identificazione degli elementi analitici che concorrono alla determinazione del costo totale di gestione (TCO - Total Cost of Ownership).

Per compiere questa delicata fase dell’analisi sono state messe a punto avanzate soluzioni hardware e software che consentono di rilevare in modo preciso – per singolo utente e per singola periferica – l’effettivo utilizzo delle apparecchiature.

A conclusione di questa prima fase la nostra Azienda presenta un documento che riporta un’analisi riepilogativa del TCO aziendale, completa degli indicatori gestionali necessari per assumere decisioni che consentano un incremento di produttività ed un contenimento dei costi.

Alla fase di analisi seguono quella di progettazione, in cui si elabora e si condivide il progetto, calcolando esattamente quale sia il cost saving, di implementazione per il collaudo tecnologico e l’attivazione del servizio, e di gestione, in cui si rilevano i dati di consumo con attività di analisi e di reporting.

I vantaggi del PPP sono sia operativi che strategici. I vantaggi operativi riguardano la certezza dei costi, la riduzione mediamente del 15% (su base storica) dei costi diretti di produzione documentale, la liberazione di risorse finanziarie e la generazione di cassa nell’esercizio, grazie alla cessione dei cespiti al fornitore. I vantaggi strategici si identificano invece nella possibilità di liberare risorse da attività non ‘core’ per l’azienda, di migliorare l’efficacia e la flessibilità nei processi di ristrutturazione, di rinnovare il parco tecnologico e di rispettare l’ambiente (riduzione dei consumi per effetto dell’innovazione tecnologica, quindi degli sprechi per effetto dell’innovazione di processo).

l'evoluzione green del pay per page

E' possibile migliorare l’impatto ambientale dei processi documentali grazie ad un min
or consumo di energia e di carta. La carta, soprattutto, gioca un ruolo fondamentale nell’ambito dell’ecosostenibilità: diminuirne il consumo significa diminuire l’impiego delle materie prime e delle risorse nella filiera produttiva.

Il Pay Per Page nella sua versione "Green" consente di migliorare l’impatto ambientale grazie al minor consumo di energia elettrica e al minor consumo di carta. Nella fase iniziale di analisi viene effettuata una ‘Green Survey’ volta a raccogliere i dati relativi a questi aspetti e a presentare un progetto che porti a risultati chiaramente misurabili e quantificabili.

In particolare, il minore impatto ambientale dipende da due fattori:

  • minor consumo di energia elettrica che deriva da: minor numero dei dispositivi installati, tempo e consumo in modalità ‘sleep’, ‘ready’ e in produzione, efficienza dei modelli proposti rispetto a quelli iniziali;
  • minor consumo di carta, dal momento che i dispositivi garantiscono la modalità di stampa fronte-retro (duplex) impostabile come default, a garanzia di un utilizzo più razionale della carta.

L’obiettivo delle aziende deve essere quello di stampare il documento - utilizzando quindi la carta - solo nella fase di consultazione, gestendolo poi in maniera digitale in tutte le altre fasi del suo ciclo di vita. E ciò è possibile utilizzando applicativi di workflow management che eliminano lo scambio di documenti cartacei tra i vari uffici. Adottando una soluzione di archiviazione digitale si elimina la necessità di stampare per conservare i documenti. Sia gli applicativi di workflow che quelli di archiviazione digitale possono essere interfacciati direttamente ai dispositivi multifunzione.

Consulenza Document Management System (DMS)

Come per il PPP, è prevista una fase iniziale di analisi che per il DMS comprende anche la mappatura dei flussi documentali sia cartacei che elettronici e l’individuazione dell’architettura tecnologica (hardware e software) esistente per capire quali siano le aree nelle quali è necessario intervenire, per le quali la nostra Azienda propone differenti soluzioni:

  • Network Print Management & Control: soluzioni per il controllo delle apparecchiature di stampa via rete, per la gestione delle stampe e la statistica individuali;
  • Form Management: soluzioni per la stampa dati variabili da host, gestione dei moduli elettronici e delle stampe in modalità print-on-demand;
  • Document Distribution: soluzioni per la distribuzione dei documenti in formato elettronico (scansioni, fax, documenti provenienti da archivi elettronici...);
  • Document & Information Management: soluzioni per la modifica, l’archiviazione e la ricerca dei documenti, per la gestione del protocollo informatico e l’archiviazione sostitutiva, in conformità alla normativa vigente;
  • Workflow: automazione parziale o totale dei processi documentali secondo regole procedurali che prevedano la validazione dei documenti.


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