ISA INFISSI

Nelle aziende il miglioramento dei processi documentali rappresenta una importante leva per ridurre i costi e aumentare l’efficienza delle attività negli uffici. Per raggiungere questi obiettivi Isa Infissi ha scelto il Pay Per Page di Nashuatec proposto e realizzato da Digito System (Corporate Dealer di Nashuatec – brand e Business Unit di Ricoh). Il programma ha portato al rinnovamento dell’infrastruttura di printing e all’introduzione di nuove funzionalità e servizi per gli utenti consentendo, ad esempio, di migliorare i processi di scansione e di archiviazione dei documenti digitalizzati.

Entriamo nei dettagli del progetto con Marcello Baravelli, Responsabile dei Sistemi Informativi di Isa Infissi.

Può descrivere le attività di Isa Infissi?

Con sede principale a Calcinelli (Pesaro), Isa Infissi è specializzata nella realizzazione di involucri edilizi ed infissi. Nel tempo l’azienda ha acquisito una posizione di leadership in Italia proponendo soluzioni tecniche sempre più innovative e all’avanguardia e realizzando progetti importanti come il rifacimento del Grattacielo Pirelli di Milano e la realizzazione della nuova sede Regione Lombardia, sempre a Milano.

Quali sono le motivazioni che vi hanno portato a rinnovare il parco dei dispositivi di stampa e la sua gestione?

Abbiamo sentito la necessità di rivedere le modalità di acquisto e di gestione dell’ambiente di stampa che era prevalentemente composto da piccole stampanti a getto di inchiostro per utilizzo personale. Questa tipologia di stampanti ha un basso costo di acquisto, ma elevati costi “nascosti” difficili da determinare per cui si trattava in realtà di un falso risparmio. La presenza di numerose marche e modelli complicava poi l’approvvigionamento dei consumabili e la gestione delle attività di assistenza e di manutenzione, per cui spesso quando si guastava una stampante non più in garanzia preferivamo acquistarne una nuova. L’eterogeneità delle tecnologie rendeva impossibile calcolare il “costo pagina” e conoscere il Total Cost of Ownership esatto dell’infrastruttura tecnologica.

E vi siete quindi rivolti a un fornitore per migliorare questa situazione…

In realtà prima di contattare un fornitore abbiamo svolto un’analisi della situazione di partenza per capire le nostre esigenze a livello aziendale e di singolo dipendente e identificare le caratteristiche di ogni singola macchina (b/n-colore, velocità, formato carta, funzionalità di scansione…). Abbiamo quindi prodotto alcuni documenti – tra cui anche le piantine delle nostre tre sedi (Calcinelli, Milano e Roma) con la dislocazione dei dispositivi – che abbiamo sottoposto a differenti fornitori per valutarne le proposte. Nella valutazioni abbiamo tenuto conto di aspetti quali la forza del brand, l’innovazione tecnologica garantita, gli aspetti economici e la capacità del fornitore di realizzare un progetto che includesse anche software per migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni. La proposta di Digito System è risultata la migliore da tutti questi punti di vista. Siamo rimasti molto sorpresi scoprendo che il servizio Pay Per Page avrebbe portato a una riduzione del TCO annuale nonostante la sostituzione completa del parco macchine con dispositivi di ultima generazione e l’implementazione di software avanzati. Il fornitore ci supporta inoltre con servizi di assistenza e di manutenzione affinché i sistemi di stampa siano sempre disponibili per gli utenti.

Quali sono le principali caratteristiche del nuovo ambiente di stampa e in che modo supporta le vostre attività?

Il progetto realizzato da Digito System ha portato a una razionalizzazione delle tecnologie di stampa: siamo infatti passati da 42 a 23 dispositivi, la maggior parte dei quali multifunzione. Gli utenti hanno immediatamente notato i vantaggi delle nuove soluzioni, in termini ad esempio di semplicità di utilizzo, di qualità di stampa e di funzionalità che migliorano i flussi di lavoro. Grazie all’introduzione di un unico modello tecnologico, il pannello è uguale su tutte le macchine a vantaggio della semplicità di utilizzo e anche il driver di stampa è lo stesso su tutti i pc. Le attività e gli interventi manuali sono ridotti al minimo; questo anche grazie all’avvio e allo spegnimento automatici della maggior parte dei dispositivi e all’invio automatico di alert da parte dei sistemi (tutti in rete) in caso di prossimo esaurimento del toner o di un malfunzionamento.

Sono state installate soluzioni che migliorano i processi di stampa/scansione dei documenti e la gestione dei documenti digitali?

Come detto, questo è uno degli aspetti che hanno influito il processo decisionale portandoci a scegliere Digito System. Abbiamo implementato due software che, a fronte di un impatto praticamente nullo sui nostri sistemi informativi, hanno migliorato la gestione dei documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo. Per il ciclo attivo utilizziamo Print2000, una soluzione che cattura gli spool di stampa da AS400 e inserisce i dati in un format elettronico di cui possiamo gestire in totale autonomia il layout. Oltre a essere stampati, i documenti vengono in automatico convertiti in formato Pdf e archiviati in cartelle di rete predefinite, con anche la possibilità di attivare avvisi automatici che avvertano i diretti interessati.
Per il ciclo passivo (DDT e fatture) abbiamo invece implementato GlobalScan NX che, direttamente dal pannello del multifunzione, migliora le attività di scansione e archiviazione dei documenti. Tramite una interfaccia web semplice da utilizzare, è possibile personalizzare le icone sul pannello del dispositivo con informazioni relative ai contenuti del documento e alla cartella di destinazione dello stesso. Tutto il flusso è gestito in un unico passaggio, con la certezza che il documento venga archiviato correttamente dal momento che viene eliminata la possibilità di errori manuali.

Ci saranno ulteriori sviluppi del progetto?

Digito System ci supporta proponendoci soluzioni e servizi sempre nuovi che rispondano alle nostre esigenze. Abbiamo intenzione ad esempio di implementare entro il 2015 alcune soluzioni per l’automazione dei workflow e l’archiviazione sostitutiva che ci consentiranno di migliorare ulteriormente i processi documentali.