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Soluzioni per la stampa, la gestione e l’archiviazione digitale dei documenti

Scavolini

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Scavolini

Scavolini ha rinnovato l’ambiente di stampa e ne ha esternalizzato il servizio e la gestione alla nostra società.

Nell’ambito di una strategia volta a informatizzare i processi, Scavolini ha rinnovato l’ambiente di stampa e ne ha esternalizzato il servizio e la gestione alla nostra società. L’azienda è riuscita a migliorare l’efficienza dei work flow anche grazie a una soluzione personalizzata che semplifica l’acquisizione e l’archiviazione dei documenti.

La digitalizzazione e l’informatizzazione dei processi documentali consentono alle aziende di risparmiare tempo nella loro gestione e di eliminare inefficienze e colli di bottiglia. Ripensare i processi rappresenta una grande opportunità anche in termini di riduzione dei costi e di migliore condivisione delle informazioni. Scavolini ha deciso di percorrere questa strada in un progetto che riguarda anche l’infrastruttura di stampa aderendo con soddisfazione alla nostra proposta di progetto di outsorcing.. Il progetto ha portato al rinnovamento dell’ambiente di stampa con sistemi all’avanguardia che non supportano solo le attività di stampa, ma diventano il punto di partenza per la gestione digitale dei documenti e l’automazione dei processi. Nel servizio Pay Per Page sono inclusi anche servizi di assistenza tecnica e di manutenzione che, complessi da gestire, sono ora totalmente a nostro carico. A parlarci del progetto ‘Pay Per Page’ è Edo Gentili, Responsabile Gestione Sistemi Informativi del Gruppo Scavolini.

In che modo il progetto migliora la gestione dei processi?

Con questa iniziativa avevamo l’obiettivo, da un lato, di migliorare i servizi di stampa agli utenti e, dall’altro, di esplorare nuove possibilità per ottimizzare i flussi documentali digitali. L’informatizzazione dei processi e l’eliminazione delle attività manuali portano vantaggi a livello di maggiore efficienza, oltre che di riduzione dei costi e dell’impatto ambientale. Inoltre, un processo auto- matizzato e strutturato è più facilmente controllabile, è più snello e più veloce da eseguire per gli utenti coinvolti. I nuovi dispositivi installati integrano funzionalità che ci hanno consentito di razionalizzare l’utilizzo della carta; utilizziamo ad esempio lo scan-to-folder, per cui il documento scansito viene inviato a cartelle di rete per una migliore condivisione. Ma siamo andati oltre: sui dispositivi degli ufdici in cui vi è l’esigenza di dematerializzare è stato installato il software DigiDocFlow che consente di creare flussi documentali digitali direttamente dal pannello del multifunzione.

Come vengono creati questi flussi digitali?

La soluzione migliora i processi di acquisizione e di archiviazione dei documenti nel sistema di document management, al quale s’i interfaccia in maniera trasparente, per la successiva gestione. In pratica, l’utente effettua la scansione del documento e seleziona dal panello l’icona che in- dica la tipologia di documento. Dopo la creazione di indici e meta dati per la successiva ricerca, il documento è caricato nell’applicativo documentale che utilizziamo, ad esempio, per il work flow management. La soluzione è utilizzata, ad esempio, dal reparto IT per la gestione dei documenti riguardanti gli asset informativi. L’idea è quella di estendere l’utilizzo di DigiDocFlow anche ai reparti che gestiscono documenti amministrativi, perché questo migliorerebbe il controllo e la veri ca dei documenti prima del caricamento nel sistema documentale.

Ci racconta come è nato il progetto?

Qualche hanno fa avevamo già effettuato una prima razionalizzazione dell’ambiente di stampa con il vostro aiuto, eliminando i dispositivi per utilizzo personale e installando sistemi multifun- zione da condividere a livello di workgroup. Nel 2010 ci siamo però resi conto che questi sistemi presentavano problematiche causate dall’obsolescenza tecnologica e non erano più in grado di rispondere alle nostre esigenze. Il progetto è nato poi dalla necessità di sempli care la gestione dei consumabili e delle attività di assistenza tecnica/manutenzione, che era complessa a causa dell’eterogeneità del parco macchine (per brand e modelli). Questa eterogeneità rendeva dif cile il controllo dei costi anche perché non riuscivamo a calcolare con esattezza i volumi di stampa e si veri cavano spesso spese impreviste.

Avete quindi deciso di rinnovare l’ambiente di stampa e di esternalizzarne la gestione… Il valore innovativo della vostra proposta ci ha convinti ad abbandonare il sistema tradizionale di acquisto singolo per necessità, garantendoci un approccio di tipo progettuale, partendo da una analisi dei dati relativi alla produzione documentale (costi e volumi) e dalla realizzazione di piantine per veri care che la collocazione dei dispositivi negli uf ci fosse ottimale. Inoltre, sono state condotte delle interviste agli utenti per comprenderne le esigenze e individuare le soluzioni tecnologiche più adatte. Ci è stata fatta quindi una proposta che abbiamo valutato positiva- mente dal punto di vista delle tecnologie, del servizio e del risparmio garantito. Tutti i dispositivi precedentemente installati sono stati ritirati a valore di cespite e questo è stato un vantaggio importante.

Quali sono gli altri vantaggi?

Prima di tutto abbiamo ottenuto una riduzione dei costi diretti del 15% rispetto alla situazione di partenza. Nel nuovo progetto le spese e il costo pagina sono esattamente quanti cabili an- che grazie a un software per il rilevamento dei volumi di stampa (Equitrac office) il vantaggio del fornitore unico ci ha consentito di non dedicare più risorse tecniche alle problematiche del printing, in questo modo la vostra organizzazione si occupa delle attività di assistenza tecnica e manutenzione di tutto l’ambiente di stampa, composto da 90 dispositivi installati nelle sedi di Scavolini e di Ernestomeda, l’altra società del Gruppo. La gestione è ottimizzata anche perché questo software consente il monitoraggio del parco macchine in remoto sollevando il nostro personale dal gravoso compito di attivare chiamate con il tradizionale meto- do telefonico sia per le chiamate di assistenza sia per il riordino dei materiali di consumo.

Ci saranno futuri sviluppi del progetto?

L’obiettivo è puntare sempre più alla digitalizzazione e all’automazione dei processi incrementando così i vantaggi prima messi in evidenza. Si tratta di un progetto in continua evoluzione, per cui valuteremo nuove applicazioni e funzionalità ad esempio per aumentare la sicurezza dei documenti e delle informazioni grazie alla ‘stampa sicura’.